Data information obligation

2022, January 31

 

Informationsschreiben für Kunden, Geschäftspartner und Interessenten über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO

Sehr geehrte Kunden, Geschäftspartner und Interessenten,

mit diesem Schreiben möchten wir als verantwortliche Stelle (Verantwortlicher) Sie als Kunde, Geschäftspartner oder Interessent darüber informieren, dass wir, die

Südwolle Group GmbH
Wieseneckstr. 26
90571 Schwaig

Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“ genannt) verarbeiten nach den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Sie bzw. Ihre Beschäftigten sind die betroffene Person („Betroffener“) im Sinne Art. 4 Nr. 1 DS-GVO.

Folgende Informationspflichten hat der Verantwortliche gegenüber dem Kunden, Geschäftspartner oder Interessenten:

1. Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen Folgendes gemäß Art. 13 Abs. 1 und 14 Abs. 1 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:

a) Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Verantwortliche und damit die Geschäftsführung. Bei uns im Unternehmen sind das:

Manfred Heinrich (Geschäftsführer)
Johannes Rauch (Geschäftsführer)
Stéphane Thouvay (Geschäftsführer)
Hans-Georg von Schuh (Geschäftsführer)

b) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Bernhard Bock

Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-Mail: yarns@suedwollegroup.de
Tel.: 0941-2986930

c) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung (insbesondere Erheben, Nutzen, Speichern, Übermitteln) erfolgt zum Zweck der Erfüllung eines Vertrages (Vertragsdurchführung, Zahlungsabwicklung, Kunden- und Rechnungsverwaltung, Reporting), zum Zweck der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (die insbesondere auf Anfrage eines Betroffenen erfolgen, also Angebote), zum Zweck der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zum Zweck zur Wahrung eines berechtigten Interesses (Akquise).

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Kunden-, Geschäftspartner- und Interessentendaten sind insbesondere Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO (Datenverarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages), Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung für eigene Zwecke), Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

Eine weitere Rechtsgrundlage kann die Einwilligung des Kunden, des Geschäftspartners oder des Interessenten im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO sein.

d) Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Falls die Verarbeitung auf Grund des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erfolgt, ist das dem Kunden, dem Geschäftspartner oder dem Interessenten mitzuteilen. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise ein rechtliches, wirtschaftliches oder ideelles Interesse sein, dessen Legitimation im Rahmen einer Abwägung der Interessen des Beschäftigten im Einzelfall entschieden werden muss.

Vorliegend erfolgt die Verarbeitung auch auf Grund eines wirtschaftlichen Interesses, das darin besteht, eine Geschäftsbeziehung aufzubauen bzw. aufrechtzuerhalten.

e) Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Gemäß Art. 4 Nr. 9 DS-GVO können Empfänger Ihrer Daten natürliche oder juristische Personen, Behörden oder Einrichtungen sein.

So können Ihre Daten an die zuständigen innerbetrieblichen Stellen weitergeleitet werden.

Zudem können Ihre Daten an externe Dienstleister (z. B. Entsorgungs- und Datenvernichtungs- oder Abrechnungsdienstleister) weitergegeben werden. Die von uns beauftragten Dienstleister (Auftragsverarbeiter) wurden von uns sogfältig ausgewählt und geprüft. Zusätzlich schließen wir mit jedem Auftragsverarbeiter eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO ab.

f) Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der Vorgaben der DS-GVO gespeichert. Eine Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet aktuell nicht statt.

Falls es bei der Verarbeitung Ihrer Daten zur Übermittlung an Länder außerhalb der EU bzw. EWR oder Dienstleister aus Ländern außerhalb der EU bzw. EWR (sog. Drittstaaten) kommt, prüfen wir, ob ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, oder wir schließen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge, insbesondere die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den EU-Standardvertrag ab.

g) Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Zusammenarbeit verarbeiten wir insbesondere folgende Daten von Ihnen:

• Daten zur Identifikation (z. B. Name, Vorname, Foto, Geburtsdatum);
• Kontaktdaten (z. B. Adresse, Telefonnummern und E-Mail-Adresse)
• Stellenbezogene Daten (z. B. Titel/Position, Status, Vorgesetzte)
• Berufliche Qualifikation (z. B. Zeugnisse, Führerschein)
• Zahlungs-/Finanzinformationen (z. B. Kontoinformationen, steuerliche Informationen)
• Sonstige Daten, die freiwillig preisgegeben werden

2. Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen ferner Folgendes im Rahmen gemäß Art. 13 Abs. 2 und 14 Abs. 2 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:

a) Quellen personenbezogener Daten

Im Regelfall haben Sie uns Ihre Daten selbst mitgeteilt. Es wichtig, dass diese Daten richtig sind und dass Sie uns dabei unterstützen, diese auf dem aktuellen Stand zu halten.

Andere Quellen sind u. a.:
• Kontaktaufnahme durch Sie
• finanzielle Situation (über Kreditauskunfteien)
• Geschäftspartner/Lieferanten
• Marketingmaßnahmen (z. B Werbung)
• Bestimmte öffentlich zugängliche Informationen aus öffentlichen Quellen (einschließlich des Internets)

b) Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten nur solange, bis der vorvertragliche oder vertragliche Zweck erfüllt ist und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (indem Sie z. B. mit uns in Kontakt getreten sind oder sich zum Newsletterverfahren angemeldet haben), speichern wir Ihre Daten bis Sie die Einwilligung widerrufen, sofern es keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten gibt.

c) Ihre Rechte als Betroffener

Sie können jederzeit nach Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre, von uns verarbeiteten Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, Kategorien der möglichen Empfänger sowie die geplante Speicherdauer erfragen.

Zudem sind Sie berechtigt, bei Unrichtigkeit der Daten nach Art. 16 DS-GVO die Berichtigung zu verlangen.

Außerdem können Sie nach Art. 17 DS-GVO die Löschung der Daten fordern, wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist; Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen haben und eine anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt; Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und es keine vorrangigen, berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten gibt; Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht.

Darüber hinaus haben Sie nach Art. 18 DS-GVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn Sie die Richtigkeit der Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen; die Verarbeitung unrecht-mäßig ist, Sie aber die Löschung der Daten ablehnen; der Zweck der Verarbeitung sich erledigt hat, die Daten aber zur Geltendmachung von Ihren Rechtsansprüchen notwendig sind oder wenn Sie nach Art. 21 DS-GVO widersprochen haben und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

Des Weiteren haben Sie nach Art. 20 DS-GVO das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen erwirken, dass Ihre Daten direkt von einem Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.

Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DS-GVO).

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die genannten Betroffenenrechte geltend machen wollen, dann schreiben Sie uns bitte an Südwolle GmbH & Co.KG, Wieseneckstr. 26, 90571 Schwaig, oder senden Sie eine E-Mail an yarns@suedwollegroup.com.

d) Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DS-GVO). Eine Liste der Aufsichtsbehörden in Deutschland (für den nichtöffentlichen Bereich) finden Sie mit Anschrift unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

e) Bereitstellung von Daten

Sofern die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ist dies dem Kunden, dem Geschäftspartner oder dem Interessenten mitzuteilen.

Vor allem zur Begründung eines Vertragsverhältnisses sind Daten (z. B. Name, Adresse, E-Mal-Adresse) erforderlich. Für die Rechnungsstellung oder Zahlungsabwicklung sind weitere Daten erforderlich (z. B. Rechnungsempfänger, Kontodaten, Rechnungsadresse).

Wenn Sie uns Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, ist es für uns nicht möglich, ein Geschäftsverhältnis aufzubauen bzw. aufrechtzuerhalten bzw. kann eine ordnungsgemäße Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht gewährleistet werden.

f) Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (gemäß Art. 22 DS-GVO) statt.

3. Information über eine beabsichtigte Zweckänderung der Datenverarbeitung

Wir werden Ihre Daten nur zu den oben genannten Zwecken verarbeiten. Im Falle einer Zweckänderung der Datenverarbeitung werden wir Sie rechtzeitig vor der Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck informieren.

Mit freundlichen Grüßen

Klaus Steger
Vorstandsvorsitzender ERWO Holding AG

 

 

 

 

Information for Clients, Business Partners and Prospective Clients on the data processing of personal data under
Art. 13 and 14 of the General Data Protection Regulation

Dear clients, business partners and prospective clients,

As the controller, we hereby inform you as a client, business partner or prospective client that we, the

Südwolle Group GmbH
Wieseneckstr. 26
90571 Schwaig, Germany

will process your personal data (hereafter referred to as “data”) in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the new version of the German Federal Data Protection Act [Bundesdatenschutzgesetz, BDSG] in its currently version. You or your employees are data subjects in the sense of Art. 4 Number 1 of the General Data Protection Regulation.

The controller is subject to the following obligations to provide information to clients, business partners or prospective clients:

1. At the time of the data collection, under Art. 13(1) and Art. 14(1) of the General Data Protection Regulation, the controller must inform the data subject about the following if the data subject does not already possess this information:

a) Name and contact details of the controller and, if applicable, of his deputy

Responsible for adherence to data protection regulations is the controller and, therefore, the management. At our firm, this are:

Manfred Heinrich (managing director)
Johannes Rauch (managing director)
Stéphane Thouvay (managing director)
Hans-Georg von Schuh (managing director)

b) Contact details of the data protection officer

Our data protection officer is:

Bernhard Bock

Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-Mail: yarns@suedwollegroup.de
Tel.: 0941-2986930

c) Data processing purpose and legal basis

Data processing (especially the collection, use, storage or transmission) is performed for the purpose of contract fulfillment (contract performance, payment, client and invoice management, reporting), for the purpose of the implementation of pre-contractual measures (especially those made on request by a data subject, i.e., offers), for the purpose of the fulfillment of legal obligations or to safeguard legitimate interests (acquisition).

The legal basis for the processing of the client, business partner or prospective client data is especially Art. 6(1) Letter b of the General Data Protection Regulation (data processing for the performance of a contract), Art. 6(1) Letter f of the General Data Protection Regulation (data processing for the purposes of legitimate interests), Art. 6(1) Letter c of the General Data Protection Regulation (compliance with a legal obligation).

Another legal basis may be the consent of the client, business partner or of the prospective client in the sense of Art. 6(1) Letter a of the General Data Protection Regulation.

d) Legitimate interests of the controller or of a third party

If processing is performed on the basis of Art. 6(1) Letter f of the General Data Protection Regulation for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, the client, business partner or prospective client must be informed about this. Legitimate interests may include legal, economic or intellectual interests whose legitimation must be determined by a weighing of the employee’s interests in each case.

In this case, processing may also be performed on the basis of economic interests that consist of establishing or maintaining a business relationship.

e) Recipients or categories of recipients

Under Art. 4 Number 9 of the General Data Protection Regulation, recipients of your data may include natural or legal persons, public officials or institutions.

Your data may be transferred to our competent internal offices.

In addition, your data may be transferred to external services providers (e.g., data destruction or accounting service providers). The service providers commissioned by us (commissioned processors) were carefully selected and reviewed by us. In addition, we conclude processing agreements with every commissioned processor in accordance with Art. 28 of the General Data Protection Regulation.

f) Data transmissions to third countries or international organizations

Your data will be processed exclusively within the EU and saved on secured servers in Germany under adherence to the General Data Protection Regulation. Data is not currently transmitted to third countries or international organizations.

If, during processing, your data is transmitted to countries outside of the EU or the EEA or to service providers in countries outside of the EU or the EEA (so-called third countries), we will check whether an adequacy decision by the European Commission is present or will conclude according data protection agreements, especially on commissioned processing and EU standard contract clauses.

g) Categories of personal data

For the cooperation, we will process in particular the following data concerning you:

• Identification data (e.g., name, first name, picture, gender, date of birth);
• Contact data (e.g., address, telephone numbers and email address)
• Position-related data (e.g., title/position, status, supervisors)
• Professional qualifications (e.g., report cards, driver’s license)
• Payment/financial information (e.g., account information, tax information)
• Other data disclosed voluntarily

2. Furthermore, at the time of data collection, the controller must inform the data subject about the following under Art. 13(2) and Art. 14(2) of the General Data Protection Regulation unless the data subject already possess this information:

a) Sources of personal data

Usually, your data will have been provided to us by you voluntarily. It is important for this data to be accurate and for you to assist us in keeping this data up to date.

Other sources include among other things:
• You contacting us
• Financial situation (via credit agencies)
• Business partners/suppliers
• Marketing measures (e.g., advertising)
• Certain publicly accessible information from public sources (including from the Internet)

b) Storage duration

We will only save your data until the pre-contractual or contractual purpose is fulfilled and no other legal storage obligations apply (e.g., commercial law or tax law storage requirements).

If you granted your consent, we will save your data until you withdraw your consent if there is no other legal basis for the processing of your data. You granted your consent to us by contacting us / subscribing to our newsletter.

c) Your data subject rights

Under Art. 15 of the General Data Protection Regulation, you may obtain information about the data we process concerning you at any time. You may especially obtain information about the purposes of the processing, the categories of processed data, the categories of possible recipients and the scheduled storage duration.

In addition, under Art. 16 of the General Data Protection Regulation, you may obtain rectification of any inaccurate data.

Additionally, under Art. 17 of the General Data Protection Regulation, you may obtain the erasure of data concerning you if its storage is no longer required, you withdraw your consent to the data processing and if there is no other legal basis for the processing, you object to the processing and there are no overriding reasons for further processing your data, your data is processed unlawfully or in case of a legal erasure obligation under EU or national law.

Furthermore, under Art. 18 of the General Data Protection Regulation, you have a right to restricted processing if you contest the accuracy of the data concerning you for a duration that allows the controller to review the accuracy, if the processing is unlawful, but you reject the erasure of the data, the purpose for the processing no longer applies, but the data is still needed for the exercise of legal claims or if you object in accordance with Art. 21 of the General Data Protection Regulation and whether the legitimate reasons of the controller override your interests has not yet been determined.

Furthermore, under Art. 20 of the General Data Protection Regulation, you have the right to receive the data concerning you in a commonly-used, structured and machine-readable format (data portability). In addition, under certain conditions, you may have your data transmitted directly by a controller if technically feasible.

You have the right to object to the use of your data for the above-stated purposes at any time (Art. 21 of the General Data Protection Regulation).

If you consent to our processing of your data, you may withdraw this consent at any time for the future.

If you would like to withdraw your consent or exercise the above-stated data subject rights, please write us at Suedwolle GmbH & Co.KG, Wieseneckstr. 26, 90571 Schwaig, Germany, or send us an email at yarns@suedwollegroup.com.

d) Right to lodge a complaint to a supervisory authority

You may lodge a complaint to a data protection supervisory authority at any time (Art. 77 of the General Data Protection Regulation). A list of supervisory authorities in Germany (for the non-public sector) and their addresses can be found at:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

e) Providing data

If the providing of data is legally or contractually required or necessary for contract conclusion, the client, business partner or prospective client must be informed about this.

Data (e.g., one’s name, address or email address) is especially required for the establishment of contractual relationships. Invoicing and payment processing require additional data (e.g., the invoice recipient, account data and invoice address).

If you do not provide your data to us, we will be unable to establish or maintain a business relationship with you and cannot ensure the orderly fulfillment of contractual or legal obligations.

f) Automated decision-making, including profiling

No automated decision-making, including profiling, is performed (Art. 22 of the General Data Protection Regulation).

3. Information concerning intended changes to data processing purposes

We will only process your data for the above-stated purposes. Should the purposes for data processing change, we will inform you about the new purpose in time before any further processing.

Sincerely,

Klaus Steger
President ERWO Holding AG

 

How can we help?








    *Mandatory fields